Unaniem vastgesteld op de ledenvergadering van 5 november 2016 en hiermee vervallen:
- Alle vorige huishoudelijke reglementen
- Alle vorige tuinreglementen
- Alle afspraken m.b.t. borg m.u.v.
Borg sleutels toegangshekken vanaf november 2009
Borg gasflessen vanaf augustus 2015.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE VOLKSTUINVERENIGING DE TOCHTEN
ALGEMENE BEPALINGEN
ARTIKEL 1
Dit huishoudelijk reglement is samengesteld overeenkomstig het bepaalde in artikel 22, lid 2 van de statuten.
ARTIKEL 2
Onder een tuin wordt verstaan een perceel grond, dat voor nuts- en/of siertuin is bestemd, zulks uitsluitend ten behoeve van niet-beroepsmatig gebruik door één of meerdere personen.
ARTIKEL 3
Personen, die lid van de vereniging wensen te worden geven zich op bij het bestuur van de vereniging. Indien er niet direct een tuin beschikbaar is, plaatst het bestuur de namen van de naar een tuin solliciterende aspirant-leden, naar het tijdstip van aanmelding, op een volglijst. Naarmate er tuinen beschikbaar komen, sluit het bestuur van de vereniging een huurovereenkomst. Het bestuur is bevoegd van de volgorde af te wijken, of een kandidaat-lid als lid te weigeren.
ARTIKEL 4
Elk lid dient in het bezit te zijn van een exemplaar van de statuten, het huishoudelijk reglement, informatiegids en eventuele bijlagen.
VAN DE TUINEN, HUURVOORWAARDEN EN OPZEGGINGEN
ARTIKEL 5
Elk lid krijgt in principe niet meer dan 250 m2 tuin toegewezen. Tevens is elk lid verplicht de contributie, grondhuur en eventuele andere financiële verplichtingen voor het lopende jaar te voldoen binnen de daarvoor gestelde termijn, t.w. vóór 15 februari van het nieuwe boekjaar.
De ledenrekening wordt op de algemene ledenvergadering vastgesteld.
ARTIKEL 6
De opzegging van het lidmaatschap moet uiterlijk 3 maanden voor het beëindigen van het lopende jaar geschieden. Zij geschiedt per aangetekende brief, welke voor de eerste oktober van het lopende boekjaar in het bezit van de secretaris moet zijn. Indien dit niet tijdig plaatsvindt, is men verplicht de jaarrekening voor het daarop volgend jaar nog te voldoen, tenzij van het lid redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. Alles wat zich op de tuin bevindt moet vóór 1 januari van het komende jaar van de tuin zijn verwijderd, c.q.. overgedragen aan de volgende huurder. Dit onder voorbehoud dat de overgenomen resp. over te nemen goederen en/of opstallen overeenkomstig de voorschriften tot stand zijn gekomen. In bijzondere gevallen beslist het bestuur.
ARTIKEL 7
Ieder lid heeft de vrije beschikking over de aan hem/haar toegewezen tuin, doch is verplicht deze in zijn geheel van de aanvang af in goede staat te brengen en te houden. Het bestuur is belast met het toezicht en zal in gevallen van verwaarlozing het lid schriftelijk in kennis stellen van de door haar geconstateerde verwaarlozing. Het bestuur treft dan zonder uitzonderingen de maatregelen zoals die in het huishoudelijk reglement zijn omschreven.
ARTIKEL 8
De tuin moet worden gesloten met een in goede staat verkerend hek, hetwelk naar binnen openslaat en voorzien moet zijn van het door het bestuur toegekende tuinnummer. Het is verboden tuinafscheidingen van prikkeldraad of braamstruiken te maken en afrasteringen te verbreken of te beschadigen.
ARTIKEL 9
Aanvullend op het gestelde in artikel 7, gelden te aanzien van het onderhoud van de tuinen ook de volgende regels:
- het onderhouden en schoonhouden van het halve pad en de halve sloot grenzend aan de tuin, zullen door het lid geschieden;
- het lid zal alle nodige maatregelen nemen tot het weren van ongedierte;
- het lid zal bomen, heesters e.d. zodanig plaatsen, dat de schaduwoverlast voor de naastgelegen tuinen, tot een minimum wordt beperkt.
ARTIKEL 10
Ter bevordering van het aanzien van het tuincomplex zal/zullen:
- tuinafval en mest zoveel mogelijk uit het zicht worden opgeborgen;
- afval niet wordt gedeponeerd buiten de containers, die voor het afvoeren van het afval bestemd zijn, tenzij anders door het bestuur is beslist;
- geen rijwielen, motoren, scooters e.d. op de paden worden geplaatst.
ARTIKEL 11
Het lid zal zorg dragen, dat noch door hem, noch door zijn huisgenoten overlast aan de andere leden wordt gedaan. Het bestuur heeft te allen tijde toegang tot de tuinen voor het uitoefenen van hun reglementair opgedragen taken.
ARTIKEL 12
Het is niet toegestaan:
- te collecteren zonder toestemming van het bestuur;
- goederen te koop aan te bieden op plaatsen tot het tuincomplex behorende, zonder toestemming van het bestuur;
- politieke propaganda op het complex te maken.
ARTIKEL 13
De leden zijn gehouden zorgvuldigheid te betrachten t.a.v. de goederen van de vereniging. Van de vereniging geleende vervoermiddelen, werktuigen etc. dienen zo spoedig mogelijk te worden ingeleverd.
ARTIKEL 14
Bij beëindiging van het lidmaatschap wordt de toestand van de opstallen en de tuin beoordeeld door het bestuur. Bij beëindiging van het lidmaatschap wordt het waterverbruik verrekend. Voor wat betreft de contributie, grondhuur en overige bijkomende kosten wordt geen restitutie verleend. Voor verblijfstuinen blijft de eigenaar van de opstallen verantwoordelijk voor alle kosten, tot het moment van definitieve verkoop, met dien verstande, dat de ledenrekening van het lopende boekjaar (januari – december) geheel door de verkoper dienen te worden voldaan. Verkoop van opstallen kan alleen plaatsvinden, indien de richtlijnen voor verkoop volledig zijn nagekomen.
ARTIKEL 15
Leden kunnen door het bestuur de toegang tot de tuin worden ontzegd voor de duur van een maand, indien zij:
- hun tuin verwaarlozen;
- hun jaarrekening niet op de gestelde tijd betalen;
- in strijd met de reglementen en besluiten handelen;
- anderen aanhoudend en zonder noodzaak hinder of overlast veroorzaken;
- zich andermans goederen toe-eigenen;
- de belangen van de vereniging niet naar behoren behartigen;
- handelingen plegen in strijd met de goede zeden en gewoonten.
ARTIKEL 16
Wanneer een lid zich niet houdt aan enig door de vereniging opgestelde en door de algemene ledenvergadering goedgekeurde regels, kan het bestuur het betreffende lid schorsen tot de eerstvolgende ledenvergadering.
De ledenvergadering beslist of deze schorsing al dan niet tot beëindigen van het lidmaatschap leidt. Besluit de algemene ledenvergadering tot beëindiging van het lidmaatschap en tuinverhuur aan een lid, dan zal het bestuur volgens de vastgestelde regels voor beëindiging van de overeenkomst tussen lid en vereniging, dit zo snel mogelijk afhandelen.
Tot het moment van de definitieve beëindiging van de overeenkomst blijft het lid verantwoordelijk voor onderhoud van tuin en huisje en betaling van diverse verschuldigde gelden.
ARTIKEL 17
Het complex is gedurende het hele jaar geopend voor leden, voor bezoekers geldt een vrije toegang van zonsopgang tot zonsondergang. Het verblijf op de tuinen gedurende de nacht is niet toegestaan in de periode 1 oktober t/m 1 april, tenzij hiervoor een vergunning van het bestuur is verkregen.
Het bestuur is verplicht, indien het vermoeden bestaat dat de goede orde en/of zedelijkheid wordt aangetast of dreigt te worden aangetast, het verblijf aan bepaalde personen te verbieden.
VAN HET BESTUUR
ARTIKEL 18
Het bestuur bestaat uit tenminste 3 leden. Het kan zo nodig met meer leden worden uitgebreid, echter onder voorwaarde, dat er steeds een oneven aantal leden in het bestuur zitting hebben. Zij worden gekozen voor de tijd van 3 jaar en treden om toerbeurt na iedere zittingsperiode af. Allen zijn terstond herkiesbaar. Elk jaar treedt een dagelijks bestuurslid af en ⅓ deel van het overige bestuur.
Het bestuur kan bestaan uit:
- een voorzitter;
- een secretaris;
- een penningmeester.
Het dagelijks bestuur, te weten de voorzitter, de secretaris en de penningmeester, worden in functie gekozen, de overige functies verdeelt het bestuur onderling. Zie hiervoor art. 12 van de Statuten.
Door het bestuur kunnen verschillende commissies/werkgroepen worden aangesteld.
ARTIKEL 19
Om tot bestuurslid gekozen te worden, wordt men geacht voor deze functie geschikt te zijn, geen handelingen gepleegd te hebben het volkstuinwezen onwaardig en meerderjarige leeftijd te hebben.
Indien geen leden zich beschikbaar stellen voor een bestuursfunctie en hierdoor niet aan de voorwaarde van art. 18 kan worden voldaan, kan het bestuur andere personen dan leden, mits zij de minderheid van het bestuur uitmaken, voordragen voor het bestuur. Kandidaat bestuursleden dienen een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan te vragen.
ARTIKEL 20
De voorzitter is belast met de leiding van de vereniging. Hij is verplicht toe te zien dat de Statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging worden nageleefd en dat de besluiten, welke op de algemene ledenvergadering worden genomen, worden uitgevoerd. Hij is verplicht de overige bestuursleden en de leden van de vereniging hierop te controleren en is dus mede aansprakelijk voor de nalatigheden van de andere bestuursleden, voor zover hij deze had kunnen voorkomen of goedmaken.
ARTIKEL 21
De secretaris is belast met de gehele correspondentie en administratie van de vereniging. Hij maakt de verslagen van de vergaderingen en brengt verslag uit van en over de vereniging. Hij legt de besluiten van het dagelijks bestuur vast in een besluitenlijst.
ARTIKEL 22
De penningmeester is belast met het financieel beheer van de vereniging namens het bestuur. Hij int de contributies en andere gelden en houdt hiervan nauwkeurig boek, op de wijze zoals door het bestuur van de vereniging is bepaald. De penningmeester is te allen tijden verplicht aan het bestuur of aan degene, die door het bestuur is gemachtigd, alle inlichtingen betreffende zijn beheer te verschaffen, inzage te verstrekken van de bescheiden hierop betrekking hebbend, alsmede kascontrole toe te staan.
Het beleggen van de gelden geschiedt zoals door het bestuur is bepaald.
Voor investeringen welke een bedrag van € 5.000,00 te boven gaan, dient goedkeuring van het bestuur te zijn verkregen. Een en ander geldt zonder limiet voor uitgaven welke de vereniging voor langere tijd binden (contracten e.d.) Hij zal niet meer kasgeld in zijn bezit hebben, dan dringend nodig is. De controle op de geldmiddelen zal worden opgedragen aan een commissie van 3 leden, waarvan er 1 jaarlijks aftreedt. Deze commissie zal zich ook uitspreken over de doelmatigheid van de uitgaven en het gevoerde financiële beleid als geheel. De benoeming van deze commissie geschiedt door de algemene ledenvergadering. Kascontrole geschiedt zo dikwijls dit wenselijk is naar het oordeel van de commissie.
Bij ontstentenis van de penningmeester treedt de plaatsvervangende penningmeester a.i. in alle rechten en plichten van de penningmeester.
ARTIKEL 23
Een bestuurslid, dat herhaaldelijk blijk geeft van ongeschiktheid en/of nalatigheid, kan door het bestuur worden geschorst als bestuurder tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering waarop dan verder wordt beslist. De voorzitter kan een bestuurder, die zich ernstig misdraagt of zich aan grove nalatigheid heeft schuldig gemaakt schorsen als bestuurder, tot de eerstvolgende bestuursvergadering.
Bij tussentijds aftreden of schorsing is het betreffende bestuurslid verplicht alle onder zijn berusting zijnde eigendommen van de vereniging alsmede de bescheiden, onverwijld aan het bestuur over te dragen.
ARTIKEL 24
Het is aan de bestuursleden ten strengste verboden het behandelde op de bestuursvergaderingen en/of andere besprekingen aan derden mee delen alvorens daartoe machtiging van het bestuur te hebben ontvangen.
VERGADERINGEN
ARTIKEL 25
In een jaarlijkse , voor 1 april, te houden algemene ledenvergadering zullen worden behandeld:
- het jaarverslag van de secretaris;
- jaarverslag van de penningmeester;
- het verslag van de kascontrole commissie;
- de reglementaire van de volgens rooster aftredende leden van de kascontrolecommissie;
- de voorziening in eventueel bestaande vacatures;
- de zaken welke op de voorgeschreven wijze op de agenda voor deze vergadering zijn gebracht.
De convocatie voor deze vergadering zal tenminste 14 dagen van te voren worden toegezonden aan de leden, of tijdig bekend worden gemaakt in het orgaan van de vereniging. Indien mogelijk wordt een langere termijn in acht genomen. Voorstellen voor deze vergadering moeten minimaal 48 uur voor de aanvang van de vergadering worden ingediend bij de secretaris.
ARTIKEL 26
Het bestuur schrijft een algemene ledenvergadering uit zo vaak als het voor de goede gang van zaken in de vereniging nodig acht. De agendapunten worden in de convocatie behoorlijk vermeld. De voorzitter heeft het recht beraadslagingen te sluiten, tenzij de volstrekte meerderheid van de aanwezige leden zich daartegen verklaart.
ARTIKEL 27
Kandidaten voor het bestuur moeten op schriftelijke voordracht, getekend door tenminste 3 leden, 48 uur voor de aanvang van de vergadering bij de secretaris zijn ingediend. Het bestuur is alsdan verplicht hiervan op de vergadering mededeling te doen.
ARTIKEL 28
Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken kan mondeling gestemd worden, tenzij het bestuur een schriftelijk stemming wenselijk of noodzakelijk acht. Bij verhindering een vergadering te bezoeken, kan een lid een meerderjarige en bij het gezin behorend persoon machtigen. Deze schriftelijke machtiging, ondertekend door beide partijen, moet voor de aanvang van de vergadering, worden ingediend bij de secretaris. Bij het staken van de stemmen kan de voorzitter een herstemming verlangen. Staken de stemmen opnieuw, dan wordt het betreffende voorstel geacht te zijn verworpen. Bij een schriftelijk stemming wijst de voorzitter een stembureau, bestaande uit 3 leden, aan. Dit bureau beslist over de geldigheid van het stembiljet, terstond nadat dit is geopend.
ARTIKEL 29
Wijziging van dit reglement kan alleen geschieden op een speciaal voor dit doel geconvoceerde algemene ledenvergadering van de vereniging, met een meerderheid van tenminste ⅔ van de uitgebrachte geldige stemmen.
ARTIKEL 30
De vereniging kan worden ontbonden, indien daartoe door een bijzondere algemene ledenvergadering wordt besloten met ⅔ van de uitgebrachte geldige stemmen.
Op deze vergadering moet tenminste ⅔ van de leden aanwezig zijn. Indien dit niet het geval is, kan de vergadering niet doorgaan. Binnen veertien dagen schrijft het bestuur opnieuw een vergadering uit met dezelfde agenda, waarop dan beslist wordt met ⅔ meerderheid, ongeacht het aantal aanwezigen.
ARTIKEL 31
Gedragsbepalingen:
- Het (brom)fietsen, het rijden met scooters of auto’s op de paden is ten strengste verboden. Voor auto’s trekkers etc. kan het bestuur dispensatie verlenen voor het laden/lossen van extreem zware lasten, dit in uitzonderingsgevallen en met schriftelijke toestemming van het bestuur.
- Het uitlaten van honden op het complex is verboden. Honden mogen slechts aangelijnd op het complex lopen.
- Het maken en/of ten gehore brengen van muziek is toegestaan, mits dit binnen de perken van het toelaatbare gebeurt en niet storend is.
- Topless of naakt verblijven op de tuin is toegestaan, mits niet aanstootgevend voor buren of passanten.
- Leden, die voor een bepaalde tijd hun huisje aan derden ter beschikking stellen, dienen de persoonsgegevens van deze mensen aan het bestuur door te geven onder vermelding van de duur van hun verblijf. Voor hen gelden de regels als voor de oorspronkelijke leden.
- Het is niet toegestaan afval te verbranden.
- Voor het storten van afval en het aanbieden van overtollige goederen, gelden de regels van het bestuur waaronder de tuinwinkel en ook het milieupark -1 en -2 ressorteren.
- Op geen enkele wijze zal afval mogen worden gedeponeerd op de tuinen van het complex.
- Schade, toegebracht aan eigendommen van de vereniging of aan derden op het complex, zal op van de persoon of personen die daarvoor verantwoordelijk zijn,
worden verhaald.
- In geval van brand, storm of enig ander onheil is ieder lid verplicht hulp te verlenen ter voorkoming of beperking ervan.
- De klussendienst ressorteert ook onder leiding van het bestuur.
Speeltuin
Opzettelijke vernieling van de toestellen zal worden verhaald op de schuldige, cq. diens verantwoordelijke opvoeders.
Verenigingsgebouw
Zie hiervoor de regels in het verenigingsgebouw.
Aanzien van de tuinen
Variatie in de inrichting van de tuinen komt het totale aanzien alleen maar ten goede. Die variatie mag echter niet ontaarden in een chaotische opeenstapeling van persoonlijke voorkeuren, die het karakter van een geordend complex schaden.
- De hoogte van de haag aan de voorzijde van de tuin mag maximaal 80 cm. bedragen.
- Een kunstmatige afscheiding tussen twee tuinen mag maximaal 80 cm. bedragen.
- De hoogte van een natuurlijke afscheiding tussen twee tuinen moet in overleg met de betreffende buren worden geregeld. Indien men onderling niet tot een regeling kan geraken, bedraagt de maximale hoogte 180 cm.
Geluidshinder
Gebruik van een aggregaat dient te worden beperkt tot een continuïteit van een 1 uur per gebeurtenis. De volgende gebeurtenis mag eerst plaats vinden na 1 uur.